Planning des équipes terrain : du tableau partagé au logiciel
Aide à domicile, paysagistes, techniciens de sécurité incendie, approvisionneurs de distributeurs automatiques : le planning est le même problème sous des noms différents. Ce qu’un logiciel change, concrètement.
Dans la plupart des PME de services, le planning vit dans un tableur partagé, un tableau blanc au dépôt et une série de messages le dimanche soir. Il fonctionne jusqu’au premier absent du lundi matin. Le passage à un logiciel de planning ne vise pas la sophistication : il vise que la modification faite à 7 h soit sur le téléphone du salarié à 7 h 01.
Le même problème, quatre métiers
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Aide à domicile
Des passages récurrents chez des bénéficiaires, des intervenants qui se relaient sur les mêmes véhicules de service, des remplacements de dernière minute. Le planning doit générer les passages à partir de la fréquence et réaffecter en glissant un créneau.
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Paysagistes
Un calendrier qui suit les saisons : tontes d’avril à octobre, tailles en été, ramassage des feuilles en automne. Les contrats d’entretien deviennent des interventions planifiées pour l’année.
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Sécurité incendie
Chaque site client porte une date de prochaine vérification. Le planning regroupe les sites d’un même secteur qui arrivent à échéance et les affecte à un technicien.
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Distributeurs automatiques
La tournée de réapprovisionnement ne suit plus un circuit fixe : elle se compose des machines dont le stock le demande, dans un ordre de passage cohérent.
Ce qu’un logiciel de planning change
Trois choses. Le planning est relié aux véhicules : affecter un salarié, c’est aussi lui affecter un véhicule, sans double réservation. Il est relié au terrain : la tournée part sur le téléphone du salarié et revient avec les passages effectués, horodatés. Il est relié aux documents : un salarié dont l’habilitation expire ou un véhicule dont le contrôle technique approche est signalé avant d’être planifié.
Par où commencer
Par la semaine type. Les passages récurrents, les équipes, les véhicules. Une fois saisie, elle se répète ; les exceptions se gèrent au jour le jour. Compter une demi-journée pour une entreprise de dix à trente salariés.